Dalam perdagangan eceran atau retail, adalah penting untuk mengenali kemungkinan-kemungkinan kebocoran yang terjadi di dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan karena sangat berpengaruh pada pencapaian target laba yang diinginkan.
Hasil penjualan yang terus meningkat bukan selalu berarti labanya ikut meningkat, karena ada banyak kemungkinan kebocoran-kebocoran dalam pengelolaannya. Sebaliknya meskipun hasil penjualan tidak meningkat, laba mungkin masih bisa ditingkatkan kalau kebocoran-kebocoran yang terjadi bisa lebih ditekan. Untuk itu kita perlu mengerti berbagai kebocoran yang bisa terjadi dan mencari jalan keluar, cara-cara mengatasinya:
I. Shrinkage dan Losses
Secara umum kerugian atau losses yang terjadi dalam bisnis retail dibedakan menjadi :
- Kerugian yang Diketahui
Misalnya : Barang kotor, rusak, cacat, dsb
- Kerugian yang Tidak Diketahui
Misalnya : Nilai barang yang dicuri, kesalahan pencatatan administrasi, dsb.
Perbedaan antara nilai barang (retail price) yang dicatat berdasarkan barang yang dibeli dan diterima dengan nilai fisik barang (retail price) yang ada di toko dalam bisnis retail dikenal dengan istilah shrinkage.
II. Tempat-tempat kemungkinan terjadi kebocoran
Kebocoran yang menyebabkan kerugian dapat dilakukan pihak extern maupun intern perusahaan.
- Kebocoran yang dilakukan pihak ekstern perusahaan
1. Terjadinya perampokan
2. Pencurian oleh pembeli. Modus operandi yang dilakukan pencuri ini bisa bermacam-macam, diantaranya :
- Menyembunyikan barang dan menyelundupkan keluar toko tanpa bayar.
- Makan dan minum tanpa bayar.
- Menukar label harga barang yang lebih mahal dengan yang murah.
- Bekerjasama dengan kasir dengan membayar harga barang lebih dari yang seharusnya.
- Membayar jumlah barang yang lebih sedikit dari jumlah yang seharusnya.
- Bekerjasama dengan karyawan toko menyelundupkan barang keluar toko
3. Pencurian oleh pemasok. Pemasok barang ke toko, bisa pula mempunyai indikasi untuk melakukan kecurangan, diantaranya :
- Mengubah jumlah barang pada faktur pembelian, lebih besar dari jumlah barang yang sebenarnya dikirim.
- Mengubah harga pada faktur pembelian lebih tinggi dari pada dalam surat pesanan.
- Melakukan kolusi dengan bagian penerimaan barang dalam menerbitkan faktur fiktif.
- Memberikan barang tidak sesuai dengan apa yang tercantum di faktur.
- Memberikan barang yang kualitasnya kurang baik.
- Mengurangi jumlah barang dalam karton orisinil
- Kebocoran yang terjadi akibat kelalaian pihak intern perusahaan
Berdasarkan fakta di lapangan, ternyata ditemukan bahwa pencurian lebih banyak dilakukan oleh staff / karyawan di dalam perusahaan. Hal ini tetap menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Ada banyak sebab terjadinya kebocoran akibat kelalaian pihak intern perusahaan, diantaranya
1. Oleh Kasir
- Uang pembayaran dari konsumen tidak disetorkan.
- Mengubah harga barang lebih rendah dari harga sebenarnya.
- Mengubah jumlah barang lebih sedikit dari jumah sebenarnya.
- Memanipulasi kupon.
- Melakukan kerjasama dengan karyawan lain maupun dengan pembeli yang sudah dikenal.
- Membayar kembalian lebih banyak dari seharusnya.
2. Oleh Bagian Pembelian
- Membeli barang lebih mahal dari pada harga yang sebenarnya
- Membeli barang lebih banyak dari pada yang dibutuhkan
- Membeli barang yang tidak diminati oleh konsumen
3. Oleh Bagian Penerimaan Barang
- Menerima barang lebih sedikit dari pada jumlah yang ada pada faktur
- Menerima faktur pembelian yang harganya lebih mahal dari harga yang ada pada surat pesanan.
- Menerima barang yang kualitasnya lebih rendah dari seharusnya.
4. Terjadi kerusakan barang akibat penanganan barang yang kurang baik
- Bercampurnya barang makanan dengan barang bukan makanan yang mengandung racun, sehingga terjadi kontaminasi.
- Menempatkan barang di tempat yang tidak sesuai dengan jenis barangnya, misal : seharusnya ditempatkan yang dingin, tapi ditempatkan di tempat yang panas dan sebaliknya.
- Menempati barang terlalu tinggi sehingga tumpukan yang paling bawah menjadi rusak.
- Tidak melakukan FIFO sewaktu mengeluarkan barang.
5. Terjadi kerusakan barang akibat rusaknya peralatan.
- Kerusakan chiler atau freezer.
- Sanitasi yang kurang baik.
- Alat pengangkut barang yang kurang baik.
- Keadaan rak yang kurang baik.
6. Kesalahan-kesalahan Administrasi dan Pembukuan
- Kesalahan dalam penerimaan uang tunai.
- Kesalahan dalam transfer intern / ekstern.
- Kesalahan dalam menentukan jumlah yang harus dibayar customer.
- Kurang cermat dalam melakukan kalkulasi maupun salah tulis /ketik.
- Kesalahan dalam penerimaan dari supplier , tidak sesuai dengan faktur.
- Kesalahan penempelan harga.
- Kesalahan pencatatan oleh operator ekspedisi.
7. Kesalahan Stock Opname
- Kurang cermat dalam menghitung stock fisik barang
III. Cara-cara Penanggulangan Kebocoran
Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menanggulangi kebocoran adalah sebagai berikut :
- Menciptakan Sistem Pengawasan :
1. Pengawasan terhadap Kasir
- Melakukan audit terhadap kasir dengan melakukan kunjungan mendadak ke area kerja kasir.
- Mencocokkan uang tunai yang ada di kas dengan nilai yang tercantum di struk kasir.
- Pengawasan terhadap gerak gerik kasir.
2. Pengawasan terhadap Pembelian
- Melakukan study banding harga dari pemasok lain
- Melakukan penelitian terhadap perputaran stock barang
- Memberi tanggung jawab bagian pembelian terhadap barang yang telah dibeli sampai barang tersebut habis dijual.
3. Pengawasan terhadap bagian Penerimaan Barang
- Mengecek ulang barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan barang dengan bagian toko
4. Pengawasan terhadap Penanganan Barang
- Mengawasi penempatan barang makanan dan bukan makanan.
- Mengawasi penempatan barang kering dan barang yang perlu dingin
- Mengawasi tumpukan-tumpukan barang jangan samapi melebihi batas yang seharusnya.
- Mengawasi pelaksanaan FIFO
5. Pengawasan terhadap kerusakan Peralatan
- Mengawasi dan merawat sanitasi secara teratur.
- Mengawasi dan merawat chiler dan freezer secara teratur.
- Menjaga peralatan toko agar tetap dalam kondisi baik.
6. Pengawasan terhadap Pembukuan
- Perlu diadakan audit pembukuan secara periodik
7. Pengawasan terhadap Pelaksanaan Stock Opname
- Perlu melakukan audit fisik ulang secara acak terhadap penghitungan fisik barang.
- Perlu audit ulang terhadap penyimpangan menyolok antara antara hasil stock fisik dengan nilai stock yang ada di buku.
8. Pengawasan terhadap keteledoran Kasir
- Kasir yang sering teledor dalam mengetel barang harus dilatih kembali kalau perlu dipindah ke tempat lain.
- Pemberian Insentif kepada Karyawan
1. Pemberian insentif atas keberhasilan menekan tingkat kebocoran
2. Pemberian insentif peningkatan hasil penjualan dan laba
3. Pemberian penghargaan agar yang dapat menunjukkan terjadinya kebocoran.
Dilihat dari horison waktunya, shrinkage dapat ditinjau sebagai berikut :
- In the Past
Bila kebocoran atau kehilangan telah terjadi (dicari atau tidak) maka biasanya pihak manajemen mentolerirnya atau memakluminya sebagai problem tanpa pencegahan. Untuk solusi berikutnya dilakukan auditing dan recovery (pemotongan gaji) apabila kebocoran tersebut disebabkan oleh pihak intern perusahaan. Sedangkan bila yang melakukannya pihak ekstern dilakukan upaya penyelesaian melalui jalur hokum atau melalui penggantian barang.
- Recently
Kehilangan atau kebocoran bisa merupakan kejahatan dan kelemahan operasional manajemen. Langkah mengantisipasinya adalah dengan membuat atau meninjau ulang prosedur security system. Untuk itu diperlukan kepedulian dari pihak manajemen dalam operasional manajemen, pengawasan toko, pengawasan intern, pemberian penghargaan atau hukuman kepada pegawai yang tersangkut dengan kebocoran dalam perusahaan, tanggung jawab terhadap setiap tugas yang diberikan kepada setiap pegawai.